Taking Phone Messages Effectively in a Professional Setting

Pentingnya Mengambil Pesan Telepon Secara Efektif di Lingkungan Profesional

Dalam dunia bisnis modern yang serba cepat, komunikasi adalah kunci. Seringkali, Anda mungkin tidak selalu dapat terhubung langsung dengan orang yang Anda cari, atau sebaliknya, Anda mungkin adalah penghubung pertama bagi klien atau kolega yang mencoba menjangkau seseorang di kantor Anda. Kemampuan untuk mengambil pesan telepon dengan efektif dan akurat bukan hanya sekadar tugas administratif, melainkan keterampilan krusial yang mencerminkan profesionalisme dan efisiensi perusahaan. Bagi siswa SMK yang akan memasuki dunia kerja, menguasai keterampilan ini akan sangat membantu Anda dalam berbagai peran, mulai dari resepsionis hingga asisten manajer.

Konsep dan Prosedur Dasar Pengambilan Pesan Telepon

Mengambil pesan telepon yang baik melibatkan lebih dari sekadar mencatat informasi. Ini adalah proses sistematis untuk memastikan bahwa informasi penting tersampaikan dengan benar dan tepat waktu kepada penerima yang dituju. Berikut adalah elemen-elemen kunci dan prosedur yang harus Anda ikuti:

• Alasan Mengambil Pesan:
  • Orang yang dituju tidak berada di tempat.
  • Orang yang dituju sedang rapat atau tidak dapat diganggu.
  • Penelepon ingin meninggalkan informasi untuk ditindaklanjuti.
• Informasi Kritis yang Harus Dicatat:
  • Nama Lengkap Penelepon: Pastikan ejaan yang benar.
  • Nama Perusahaan Penelepon: Jika relevan.
  • Nomor Telepon Penelepon: Termasuk kode area atau ekstensi, ulangi untuk konfirmasi.
  • Tanggal dan Waktu Panggilan: Penting untuk pencatatan dan prioritas.
  • Ringkasan Pesan: Catat inti pesan dengan jelas dan ringkas. Hindari asumsi.
  • Nama Penerima Pesan: Siapa yang harus menerima pesan ini.
  • Nama/Inisial Anda: Agar penerima tahu siapa yang mengambil pesan.
• Frasa Standar dalam Bahasa Inggris:
  • "Good morning/afternoon, [Company Name], [Your Name] speaking. How may I help you?" (Saat menjawab telepon).
  • "I'm sorry, Mr./Ms. [Recipient's Name] is not available at the moment. May I take a message?"
  • "Could I ask who's calling, please?"
  • "Would you like to leave a message?"
  • "Could you please spell that for me?" (Untuk nama yang sulit).
  • "Could you repeat that, please? The line is a bit unclear."
  • "Let me just confirm that: You're [Caller's Name] from [Company], calling about [Topic], and your number is [Phone Number]."
  • "I'll make sure Mr./Ms. [Recipient's Name] gets your message as soon as possible."
  • "Thank you for calling."

Studi Kasus/Praktek: Mengambil Pesan untuk Manajer

Bayangkan Anda adalah seorang resepsionis di PT Inovasi Digital. Telepon berdering. Anda mengangkatnya.

Anda: "Good morning, PT Inovasi Digital, Sarah speaking. How may I help you?"

Penelepon: "Good morning. I'd like to speak with Mr. Budi Santoso, please."

Anda: "I'm sorry, Mr. Santoso is currently in a meeting and won't be available until after lunch. Would you like to leave a message?"

Penelepon: "Yes, please. My name is David Lee from Global Tech Solutions. My number is 0812-3456-7890. Please tell Mr. Santoso that our proposal for the 'Smart City' project needs his final review by tomorrow morning. I've sent an urgent email with the revised documents."

Anda: "Certainly, Mr. Lee. Let me just confirm that. You are David Lee from Global Tech Solutions, and your number is 0812-3456-7890. The message is that the 'Smart City' project proposal needs Mr. Santoso's final review by tomorrow morning, and you've sent an urgent email with revised documents. Is that correct?"

Penelepon: "That's absolutely correct. Thank you very much."

Anda: "You're welcome, Mr. Lee. I'll make sure Mr. Santoso gets your message as soon as he is available. Thank you for calling."

Setelah panggilan berakhir, Anda segera menulis pesan di formulir pesan atau sistem digital, mencakup semua detail yang telah dikonfirmasi, dan memastikan pesan tersebut ditempatkan di tempat yang akan dilihat oleh Mr. Santoso atau timnya.

Rangkuman

Mengambil pesan telepon adalah keterampilan dasar namun vital dalam lingkungan kerja. Dengan mendengarkan secara aktif, mencatat detail penting, mengonfirmasi informasi, dan menggunakan frasa yang profesional, Anda tidak hanya memastikan kelancaran komunikasi tetapi juga membangun citra positif bagi diri Anda dan perusahaan. Latih keterampilan ini secara konsisten untuk menjadi profesional yang handal dalam setiap interaksi telepon.