Logo LatihanOnline
LatihanOnline
Kembali ke Katalog
SMK KELAS 11

Taking Phone Messages Effectively in a Professional Setting

Bagikan:
WhatsApp Facebook

Pentingnya Mengambil Pesan Telepon Secara Efektif di Lingkungan Profesional

Dalam dunia bisnis modern yang serba cepat, komunikasi adalah kunci. Seringkali, Anda mungkin tidak selalu dapat terhubung langsung dengan orang yang Anda cari, atau sebaliknya, Anda mungkin adalah penghubung pertama bagi klien atau kolega yang mencoba menjangkau seseorang di kantor Anda. Kemampuan untuk mengambil pesan telepon dengan efektif dan akurat bukan hanya sekadar tugas administratif, melainkan keterampilan krusial yang mencerminkan profesionalisme dan efisiensi perusahaan. Bagi siswa SMK yang akan memasuki dunia kerja, menguasai keterampilan ini akan sangat membantu Anda dalam berbagai peran, mulai dari resepsionis hingga asisten manajer.

Konsep dan Prosedur Dasar Pengambilan Pesan Telepon

Mengambil pesan telepon yang baik melibatkan lebih dari sekadar mencatat informasi. Ini adalah proses sistematis untuk memastikan bahwa informasi penting tersampaikan dengan benar dan tepat waktu kepada penerima yang dituju. Berikut adalah elemen-elemen kunci dan prosedur yang harus Anda ikuti:

  • Alasan Mengambil Pesan:
    • Orang yang dituju tidak berada di tempat.
    • Orang yang dituju sedang rapat atau tidak dapat diganggu.
    • Penelepon ingin meninggalkan informasi untuk ditindaklanjuti.
  • Informasi Kritis yang Harus Dicatat:
    • Nama Lengkap Penelepon: Pastikan ejaan yang benar.
    • Nama Perusahaan Penelepon: Jika relevan.
    • Nomor Telepon Penelepon: Termasuk kode area atau ekstensi, ulangi untuk konfirmasi.
    • Tanggal dan Waktu Panggilan: Penting untuk pencatatan dan prioritas.
    • Ringkasan Pesan: Catat inti pesan dengan jelas dan ringkas. Hindari asumsi.
    • Nama Penerima Pesan: Siapa yang harus menerima pesan ini.
    • Nama/Inisial Anda: Agar penerima tahu siapa yang mengambil pesan.
  • Frasa Standar dalam Bahasa Inggris:
    • "Good morning/afternoon, [Company Name], [Your Name] speaking. How may I help you?" (Saat menjawab telepon).
    • "I'm sorry, Mr./Ms. [Recipient's Name] is not available at the moment. May I take a message?"
    • "Could I ask who's calling, please?"
    • "Would you like to leave a message?"
    • "Could you please spell that for me?" (Untuk nama yang sulit).
    • "Could you repeat that, please? The line is a bit unclear."
    • "Let me just confirm that: You're [Caller's Name] from [Company], calling about [Topic], and your number is [Phone Number]."
    • "I'll make sure Mr./Ms. [Recipient's Name] gets your message as soon as possible."
    • "Thank you for calling."

Studi Kasus/Praktek: Mengambil Pesan untuk Manajer

Bayangkan Anda adalah seorang resepsionis di PT Inovasi Digital. Telepon berdering. Anda mengangkatnya.

Anda: "Good morning, PT Inovasi Digital, Sarah speaking. How may I help you?"

Penelepon: "Good morning. I'd like to speak with Mr. Budi Santoso, please."

Anda: "I'm sorry, Mr. Santoso is currently in a meeting and won't be available until after lunch. Would you like to leave a message?"

Penelepon: "Yes, please. My name is David Lee from Global Tech Solutions. My number is 0812-3456-7890. Please tell Mr. Santoso that our proposal for the 'Smart City' project needs his final review by tomorrow morning. I've sent an urgent email with the revised documents."

Anda: "Certainly, Mr. Lee. Let me just confirm that. You are David Lee from Global Tech Solutions, and your number is 0812-3456-7890. The message is that the 'Smart City' project proposal needs Mr. Santoso's final review by tomorrow morning, and you've sent an urgent email with revised documents. Is that correct?"

Penelepon: "That's absolutely correct. Thank you very much."

Anda: "You're welcome, Mr. Lee. I'll make sure Mr. Santoso gets your message as soon as he is available. Thank you for calling."

Setelah panggilan berakhir, Anda segera menulis pesan di formulir pesan atau sistem digital, mencakup semua detail yang telah dikonfirmasi, dan memastikan pesan tersebut ditempatkan di tempat yang akan dilihat oleh Mr. Santoso atau timnya.

Rangkuman

Mengambil pesan telepon adalah keterampilan dasar namun vital dalam lingkungan kerja. Dengan mendengarkan secara aktif, mencatat detail penting, mengonfirmasi informasi, dan menggunakan frasa yang profesional, Anda tidak hanya memastikan kelancaran komunikasi tetapi juga membangun citra positif bagi diri Anda dan perusahaan. Latih keterampilan ini secara konsisten untuk menjadi profesional yang handal dalam setiap interaksi telepon.

Uji Pemahaman

#1
Seorang resepsionis, Ms. Tania, menerima panggilan untuk manajernya, Mr. Herman, yang sedang sakit. Penelepon, Mr. Andi dari Mega Jaya Corp, perlu menunda pertemuan yang dijadwalkan besok. Mr. Andi terdengar frustrasi karena ini adalah kedua kalinya pertemuan dijadwal ulang. Tindakan MANA yang PALING tepat untuk Ms. Tania lakukan untuk menangani situasi sensitif ini secara profesional?
#2
Anda adalah seorang asisten administrasi. Seorang klien, Mrs. Chen, menelepon dan meninggalkan pesan untuk manajer Anda, Mr. Wijaya. Dia berbicara sangat cepat dan memiliki aksen yang kuat. Anda berhasil menangkap nama dan nomornya (0878-1234-5678) tetapi tidak yakin tentang proyek spesifik yang dia sebutkan atau batas waktu yang dia tekankan. Langkah segera TERBAIK apa yang harus Anda ambil untuk memastikan pesan tersebut akurat dan lengkap?
#3
Seorang rekan kerja, Mr. Joko, sedang menunggu panggilan yang sangat penting dari calon investor, Mr. Lim, pada pukul 14.0. Pukul 14.05, panggilan masuk, tetapi Mr. Joko baru saja keluar untuk minum kopi dan tidak dapat dihubungi. Mr. Lim menyatakan ia hanya punya waktu dua menit untuk menyampaikan pembaruan mendesak tentang syarat investasi. Bagaimana Anda harus memprioritaskan dan menangani pesan ini secara efektif, mengingat urgensi dan ketidaktersediaan Mr. Joko?
#4
Anda sedang mencatat pesan untuk manajer Anda dari seorang pemasok. Pemasok memberikan pesan rinci dengan beberapa angka spesifik dan kode produk. Anda menuliskannya, tetapi kemudian, saat meninjau catatan Anda, Anda menyadari salah satu kode produk terlihat ambigu (misalnya, "B10" atau "D10"). Manajer Anda membutuhkan informasi ini untuk pesanan. Tindakan MANA yang PALING tepat untuk memastikan keakuratan pesanan dan menghindari potensi kesalahan?
#5
Anda baru saja mencatat pesan yang sangat penting untuk CEO Anda dari calon mitra berprofil tinggi. CEO saat ini sedang dalam penerbangan dan akan mendarat dalam tiga jam. Pesan tersebut berisi tawaran sensitif waktu yang berakhir pada akhir hari. Bagaimana Anda harus memastikan pesan kritis ini sampai kepada CEO secara efektif dan segera setelah ia kembali, bahkan sebelum ia sampai di kantor?

Latihan Soal Lainnya?

Akses bank soal bahasa_inggris Kelas 11 lengkap.

Cari Soal